店舗運営の業務効率化を考えた時、どんな方法が自分の店舗にとって最適なのか、悩むことがあるかもしれません。業務効率化と聞くと、大企業が大きな予算をかけて行ったり、ITを駆使したりなどのイメージがありますが、中小規模の店舗にとっても使い勝手のいい業務効率化のためのツールが存在します。

業務効率化とは、既存業務の「無理・無駄・ムラ」を分析し、業務内容や人員配置などを見直すことで、同じ結果を産む業務を短時間で安く、スムーズに行えるようにすることです。つまり、生産性の向上を意味します。

具体的には、以下のメリットが考えられます。

・業務の幅が広がる
・品質を維持した上で迅速なサービス提供が可能になる
・スタッフのスキルによる個人差が少なくなる
・顧客満足度が上がる

ツールを利用することで、中小規模の店舗でも業務効率化を実現することが可能になりますが、導入前に以下の項目について考えておくことで、自社に最適なツールを選ぶことができます。

・効率化したい業務の洗い出し
・日々の業務の棚卸し
・業務効率化ツールのリストアップ

効率化したい業務や効率化が実現した結果、得られた時間で何をしたいのかをまとめます。

このとき、店舗の責任者や管理者だけでなく、パートやアルバイトも含めた店舗スタッフ全員で話し合いましょう。管理する側では把握できないような、思わぬ業務が見えてくることがあります。

また、可能な限り多くの業務をリストアップすることで、省いて問題ないもの、無駄な業務などを把握することができます。一旦、実現可能かどうかは別にして「この業務を時短できたら」「この業務を全員ができるようになったら」という観点で業務を洗い出してください。

続いて、洗い出した業務について、詳細を確認するための棚卸しを行います。その際、マニュアルに書いてある内容だけでなく、実際に働いているスタッフに業務内容をヒアリングするようにしましょう。

マニュアルには記載されていないものの、慣習として継続している業務、スタッフのスキルに左右されている業務など、それぞれの特性が見えてきます。

改善できそうな業務や業務改善で得たいことがはっきりしたら、実際に業務効率化ツールをリストアップします。

複数のツールをリストアップしておくことで、コストや機能、アフターサービスについての比較が容易になります。

店舗ビジネスのツールを用いて、効率化が可能な業務内容について紹介します。代表的な業務は以下の通りです。

・予約管理
・テーブルオーダー
・ユーザーとのコミュニケーションサポート
・集客サポート

飲食店や美容系サロン、宿泊事業に必須の予約管理ですが、電話で予約を受け付ける場合は予約専用のスタッフが必要となり、時間と労力だけでなく、聞き間違いなどの伝達ミスが起こる可能性も高まります。

予約管理ツールを導入すれば、24時間365日の自動予約対応が可能になります。人が関与する部分が大幅に削減されるため、ミスの減少だけでなく、労働力を他の業務に当てることができます。

飲食店での注文、会計はそれぞれスタッフが対応する必要がありますが、混雑時は対応が遅れるなどでユーザーの不満につながり、注文や会計のミスが増える危険性があります。

テーブルオーダー・セルフオーダーに対応したツールを利用すれば、注文時にスタッフが対応する必要がなくなります。キャッシュレス決済による個別会計まで対応しているツールもあるため、注文から会計までの全てが自動化することが可能です。また、従業員とユーザーの接触リスクを回避することもできます。

通常の店舗で接客を行ったり、問い合わせを受けたりする場合、ユーザーと1対1でコミュニケーションを取ります。

直接話すことでユーザーの疑問に丁寧に回答することができるものの、中には営業時間や休業日などに関する基本的な質問も含まれています。チャットボットやSNSへの自動投稿ツールを導入すれば、そうした質問に対してはチャットボットで対応し、スタッフ対応が必要なものだけ直接回答するなどの業務効率化が実現可能です。

集客施策に関しては、事前にどんな客層や年代にアプローチをするかなど、対象とするユーザーの絞り込みを行うことが重要です。しかし、この業務にはある程度の知識を必要とし、スタッフに任せることが難しい場合もあり、時間と手間がかかる業務となります。

集客サポートツールを利用すれば、ユーザーの情報や行動履歴を元に絞り込みを行い、自動で情報配信を行うことが可能です。知識が少ないスタッフでも顧客情報から絞り込みを行うことができるため、業務効率化だけでなく人的コストの削減につながります。

店舗の業務効率化のために導入するツールを選ぶとき、考慮すべき点は以下の3つです。

・何を効率化するのか
・使い方は簡単か
・導入コスト・ランニングコスト

業務効率化に思い立った理由や自店舗の業務で抱えている問題点について分析します。

マニュアルが整っている業務でも、スタッフがアレンジして行っている場合もあるため、実際は人によって進捗状況に差が生まれることもあります。効率化したい業務と効率化によって得たいものがはっきりしなければ、業務効率化ツールの選定がチグハグになってしまい、結果も得られません。

業務効率化ツールが、使う人間にとって使いやすいかどうかも検討します。ユーザーが使う場合、顧客目線で操作の分かりやすさや使いやすさを検証し、スタッフが使う場合は簡単に利用できるか、教育コストなどを踏まえて考えましょう。

試用期間や導入後のサポートの有無についても調べておくことで、よりスムーズにツールを導入することができます。

業務効率化ツールは導入時と使用時にコストが発生します。また、ツールによっては研修を行う必要性も想定されます。

業務効率化が実現できても、予想以上のコストが発生しては本末転倒です。予算内のコストで運用ができるか、相見積もりをとって比較する必要があります。

LINE公式アカウントは、ユーザーとのコミュニケーションという主要機能以外にも、業務効率化ツールとして活用可能な機能が備わっています。

また、LINEマーケットプレイスでは、LINE公式アカウントと連携できる、さまざまな拡張機能を紹介しています。個別開発の必要がなく、設定も簡単なため、導入までの期間が短くコストも安価という特長があります。お試し期間がある機能が多いため、実際に利用してから導入を検討することもできます。

普段使っているLINEの画面上で操作可能なため、ユーザーも店舗スタッフも操作に戸惑うことは少ないという利点もあります。

LINEマーケットプレイスでは、業務効率化に役立つさまざまな拡張機能を提供しています。その一部を用途別に紹介します。

予約管理を行うことができる機能です。LINE公式アカウント上で予約を完了させることが可能になります。

かんたん予約アプリ『ポチコ』は、LINEのトーク画面上で予約が可能になる拡張機能です。ユーザーは店舗のLINE公式アカウント上から簡単に予約が完了し、店舗はユーザーの予約状況の管理や予約日のリマインドを自動化することができます。

提供会社：株式会社Play Technologies
販売価格：月額3,000円
トライアル：あり
公式サイト：https://line-marketplace.com/jp/app/pochico

Lイベントは、イベント予約からリマインド、来場者向けのQRコード作成まで行える拡張機能です。イベント終了後のアンケート作成や来場者の計測機能もあるため、イベント主催者側の業務効率化をサポートします。

提供会社：合同会社Oblivion
販売価格：月額6,000円
トライアル：あり
公式サイト：https://line-marketplace.com/jp/app/l-event

リピッテ ビューティーは、サロンや美容室などの施術者を指名した予約が必要な店舗向けの拡張機能です。予約管理と同時に、スタッフのシフト管理も可能となります。

提供会社：株式会社コネクター・ジャパン
販売価格：月額8,000円
トライアル：あり
公式サイト：https://line-marketplace.com/jp/app/repitte_beauty

テーブルオーダー・セルフオーダーシステムと聞くと、機器のレンタルやシステム開発が必要と考えることも多いようですが、拡張機能を使えばLINE公式アカウントからでも実現が可能です。ユーザーのスマートフォンがオーダー用の機器になるため、機器のレンタル料金も発生しません。

Lモバイルオーダーは、テイクアウト、来店予約、テーブルオーダーに対応した拡張機能です。キャンセル時間の設定やトッピングオプションなど、細かな注文方法にも対応しています。

提供会社：合同会社Oblivion
販売価格：月額6,000円
トライアル：あり
公式サイト：https://line-marketplace.com/jp/app/l-mobileorder

テイクアウト・デリバリーどこでも注文くんは、テイクアウト、デリバリー注文に対応可能な拡張機能です。事前決済機能はLINE Pay決済とクレジットカード決済に対応しています。

提供会社：株式会社チューズモンスター
販売価格：月額10,000円
トライアル：あり
公式サイト：https://line-marketplace.com/jp/app/anywhere-chumonkun

よくある質問への対応や来店前の簡易的なカウンセリング対応を拡張機能でカバーすることができます。

「かわりに聞くね」Kawariiは、接客時の定型質問をLINE上で自動化する機能です。「来店予定時間」「人数」など、必ず聞く質問を自動化できるため、人が対応する時間を軽減することができます。

提供会社：株式会社Jolly Gene
販売価格：月額4,000円
トライアル：あり
公式サイト：https://line-marketplace.com/jp/app/kawarii

お店でhachidori AIチャットは、LINE公式アカウントの運用を自動化できる拡張機能です。定型質問を自動化できるだけでなく、簡単なアンケート調査も可能です。

提供会社：hachidori株式会社
販売価格：月額10,000円
トライアル：あり
公式サイト：https://line-marketplace.com/jp/app/hachidori

大規模なシステムを導入しないと効率化は難しいと考えていた業務も、安価に実現可能な場合があります。業務効率化によって、今までできなかったユーザー対応が可能になり、顧客満足度の向上に期待できるため、是非、検討してみてください。