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2021.07.09

予約管理システム・アプリで顧客対応を自動化|LINEと連携で簡単導入

 

紙やカレンダーに記入する、Excelで管理するなど、アナログ手法での予約管理は「記入漏れ」「日時の間違い」などの人為的ミスが発生しやすく、売上機会の損失につながる可能性があります。そうしたミスをなくし、業務効率化を実現する予約システムやアプリの導入メリット、コストを抑えた運用方法などについて紹介します。

目次

アナログの予約管理をもっと楽に行う方法

電話やメールでの予約対応、予約したユーザーからの変更連絡など、店舗営業と並行して行っている場合、予約関連業務はミスが発生しやすく、手間がかかるものです。そんな悩みを解決するのが、予約システムやアプリの導入です。

 

予約システム・アプリは、

 

・予約受付の自動化
・電話・メールなどさまざまな媒体からの予約情報の管理がスムーズになる
・顧客データの整理・分析
・予約時の入金管理

 

などを自動化することができます。

予約システムを導入すると何が便利になる?メリットについて紹介

予約システム・アプリを導入すれば、予約受付や予約状況の管理、顧客情報の収集、分析に割いていた時間と労力を大幅に削減することができます。

 

具体的なメリットとしては、以下が考えられます。

 

・24時間対応でユーザーが都合のいいタイミングで予約できる
・自動化により予約業務の手間が省ける
・予約状況がリアルタイムに確認できる
・リマインド機能が予約忘れ・無断キャンセルの抑止につながる
・顧客データの収集・分析ができる

24時間対応でユーザーが都合のいいタイミングで予約できる

「忙しい時間帯に電話が鳴り、対応できないまま切れてしまった」という経験があるかもしれません。予約システムは、深夜・早朝の店舗に人がいない時間帯、混雑する昼時でも24時間いつでも対応が自動化できます。

 

ユーザーは自分の都合のいい時間帯に予約することができるほか、店舗側も予約のことを気にせず、通常業務に集中することができます。

自動化により予約業務の手間が省ける

予約業務を予約システムに一本化することで、「電話予約の聞き間違い」や「メールの返信忘れ」など、人的なケアレスミスを防止することができます。予約受付完了の案内も自動化できるため、1件ずつ手動で対応していた返答や確認の連絡などが不要になり、時間と労力も効率化されます。

予約状況がリアルタイムに確認できる

予約状況をリアルタイムに確認できるので、予約の重複や予約状況に関する問い合わせにスピード感を持って返答できるようになります。

 

「この日のこの時間帯が空いているなら予約したい」
「今月の水曜日の空いている時間ならいつでもいいから予約したい」

 

などの問い合わせがあった際、手書きの予約表を見ながら回答するとミスが起こりやすいものの、予約システムでは同様の手間がなくなり、予約状況を知りたいユーザーのストレスも軽減されます。

リマインド機能が予約忘れ・無断キャンセルの抑止につながる

予約していた顧客が意図する・しないにかかわらず、店舗側にとって困るのが予約の無断キャンセルです。ほとんどの予約システムは、予約済みのユーザーに自動リマインドする機能が備わっています。

 

・「ご予約◯日前ですが、変更はございませんか」
・「ご予約日当日です。ご来店をお待ちしております」
・「明日よりキャンセル料金がかかります。ご予約を変更する場合は返信をお願いいたします」

 

など、日付も文言もカスタマイズできるため、日時と一緒に確認事項がある場合でもスムーズに連絡を行うことができます。

顧客データの収集・分析ができる

顧客データの収集・分析することで、販促活動やキャンペーン実施に活用することができます。

 

どんなユーザーに何のメニューが好評だったのか、年代別の注文数、チラシを配布した後の集客効果などが分かるようになるため、今後のメニュー開発や新商品の告知方法などに関する参考情報を得ることができます。

コストを抑え簡単に予約システムを導入するには?

メリットの多い予約システムですが、導入するにはある程度の費用がかかります。できるだけ費用を抑えて予約システムを導入したい場合は、システム開発や設置費用のかからない「予約管理アプリ」の利用がおすすめです。

 

予約管理アプリとは、スマホアプリやWebブラウザで予約管理ができるシステムのことで、以下のようなメリットが考えられます。

 

・システム開発費用が不要
・月々にかかる費用も安価
・タブレットやスマートフォンから利用できる
・既存アプリと連携させることで導入も簡単
・ユーザーが使用しているアプリと連携すれば利用率にも期待できる

予約サイトと予約アプリの違い

コストを抑え簡単に予約システムを導入する方法として、予約アプリを導入する以外にも大手グルメ予約サイトなどを利用する方法もあります。どちらもオンラインで予約を行うことができるため、同じように捉えられてしまいますが、主な違いは以下の通りです。

 

・予約サイト:サイト経由での予約人数×手数料
・予約アプリ:月額利用料のみ

 

予約サイトは人数に応じて料金が加算されるため、予約が増える繁忙期は利用料金が高くなるデメリットがあります。一方、予約アプリは月額利用料のみになるため、予約数が多くなったからといって費用が高くなることはありません。

 

また、多くの店舗が複数の予約サイトを活用していますが、結局、予約を一元管理するシステムの導入を検討する必要に迫られる可能性もあります。予約サイトの集客力で来店客は増えるかもしれませんが、一元管理や予約受付などの自動化が可能で、費用も抑えることができる「予約アプリ」の導入には大きな利点があります。

LINE公式アカウントと連携した予約管理アプリを使うメリット

LINE公式アカウントにも、連携可能な予約管理アプリが存在します。アプリは、LINEマーケットプレイスからの申し込みが可能です。

 

具体的なメリットは以下の通り。

 

・設置費用や開発費などは不要。コストを抑えて導入可能
・使い慣れたLINEのトーク画面で内容を確認できる
・対話形式の応答で予約途中のユーザーの離脱を防げる
・チャットボットによる対話形式の応答で予約途中の離脱を防ぐ
・クーポンやセール情報などの配信が予約や再来店につながる

設置費用や開発費などは不要。コストを抑えて導入可能

通常の予約管理システムの場合、自社サイトへのシステム実装や独自のアプリ開発を行う必要があり、費用も高額になることがほとんどです。しかし、既に用意されているアプリを使えば、開発は必要ないため低コストで済みます。

 

必要なコストも月額費用のみという場合が多く、月々の利用料が1万円を切ることも少なくありません。

使い慣れたLINEのトーク画面で内容を確認、登録も簡単

LINEマーケットプレイスのアプリを選ぶ場合、ユーザーも普段から使い慣れているLINEを使って予約することになるため、操作で迷うことはありません。利用方法もLINE公式アカウントを友だち追加するだけで簡単な上、別途、アプリをダウンロードしたり、登録フォームに記入したりする必要もありません。

チャットボットによる対話形式の応答で予約途中の離脱を防ぐ

アプリの中には、チャットボットによる対話形式の応答が可能なものもあります。

 

予約フォームなどでよくある、

 

「次に何を入力すればわからない」
「エラーが出ているけれど、どこがエラーなのかわからない」

 

などのトラブルを防ぐことができます。予約入力の最中で途中離脱してしまうユーザーは予想以上に多いため、それを防ぐことが予約数の増加にもつながります。

クーポンやセール情報などの配信が予約や再来店につながる

LINE公式アカウントの特長の一つに、配信したメッセージの開封率が高いという特長があります。そのため、LINE公式アカウントから

 

・予約後のリマインドメール
・来店後のお礼メッセージ
・定期的なセール情報
・誕生日などのクーポン情報

 

などの情報を配信することで、予約の促進や再来店につなげるような活用も可能です。

LINEマーケットプレイスで予約アプリを選ぶポイント

LINEマーケットプレイスで、LINE公式アカウントと連携可能な予約アプリを選ぶポイントを紹介します。

 

・メッセージの一斉配信が可能か、配信数に制限はあるか 
・ユーザーが使う予約日・予約内容の選択画面は使いやすいか
・予約後のリマインドメールは送れるか
・店舗が使う管理画面は見やすく使いやすいか
・試用期間はあるか

 

月々にかかる費用が予算内かどうかも重要ですが、まずはユーザー、店舗双方の使い勝手の良さを確認しましょう。参考にLINEマーケットプレイスから申し込める予約管理アプリを紹介します。

シンプルな予約管理 かんたん予約アプリ/ポチコ

ポチコ」は「LINEで簡単に予約できる」「管理者がより楽に予約管理ができる」ことを目的としたアプリです。シンプルで手間がかからず、非常に安価で導入が可能です。

 

提供会社:株式会社Play Technologies
販売価格:月額3,000円(税別)
トライアル有無:あり
アプリHP:https://line-marketplace.com/jp/app/pochico

ハイブリッド型チャット式で、簡単かつ手厚い対応が可能/「かわりに聞くね」Kawarii

「かわりに聞くね」Kawariiは、予約機能だけでなく、販売やユーザーからの問い合わせにも柔軟に対応できる予約管理アプリです。チャットボットでの応答から有人対応に切り替えることができるため、予約管理だけでなく、問い合わせ対応などにも活用したい場合におすすめです。

 

提供会社:株式会社Jolly Gene
販売価格:通常版月額4,000円(税別)、PRO版月額30,000円(税別)
トライアル有無:あり
アプリHP:https://line-marketplace.com/jp/app/kawarii

リピーターを逃さない仕組みからスタッフ管理まで/リピッテ

リピッテは、予約管理はもちろんスタッフのシフト登録まで可能な予約管理アプリです。特にスタッフの指名予約が必要なサロンや美容室、パーソナルジムなどで活用できます。

 

提供会社:株式会社コネクター・ジャパン
販売価格:月額8,000円(税別)
トライアル有:あり
アプリHP:https://line-marketplace.com/jp/app/repitte_beauty

予約システムはLINE公式アカウントと連携可能なアプリが便利

予約システム・アプリの導入によって、これまで予約管理に費やしていた予算を抑制し、人員配置を他に回すことで全体的な顧客満足度を上げることもできます。

 

LINEマーケットプレイスのアプリを活用すれば、スマホからも利用しやすい予約システムを低コストで導入可能です。自社のサービス、スタッフ、ユーザー属性に合ったアプリを選択しましょう。