ネット予約システムは営業時間に関係なく、ユーザーの自由なタイミングでインターネットを介して予約を行うことができます。電話対応だけで予約を受け付けている店舗もありますが、電話は対応に時間が取られ、管理も煩雑になりがちです。

そこで、初めてネット予約システムを導入する事業者向けにメリットやデメリット、導入方法、おすすめのネット予約アプリなどについて解説します。

ネット予約システムとは、インターネットを利用して自動で予約受付と管理が行えるツールです。現在、中小規模の店舗向け予約システムも多く存在しているため、個人経営の店舗でも導入しやすくなりました。

ネット予約システムに搭載されている一般的な機能は自動で店舗の空き状況を確認し、ネット完結で予約ができる「自動予約機能」です。ほかにも、顧客管理機能や自社のSNSアカウントと連携できるもの、事前決済機能が搭載されているものなどがあります。

ネット予約システムはさまざまな企業がサービスを提供しているため、有料のシステムだけではなく無料システムもあります。初めて導入する場合はできるだけコストを抑えたいと考えてしまいますが、システムの選択は自社のニーズに合った機能が搭載されているかで判断することが大切です。

特に無料システムの場合、事前決済システムが搭載されていなかったり、セキュリティー面が有料システムに比べて劣る可能性があります。さらに、予約可能数に制限がある場合が多く、制限数を解除するためには追加コストが発生するサービスもあります。

ネット予約システム導入による具体的なメリットとして、下記の3つが考えられます。

1.    電話対応の時間削減
2.    人為的ミスの予防・防止
3.    予約件数の増加

ネット予約システムを導入することで、予約に関わる電話対応の時間が削減できます。電話予約は、ユーザーの名前や電話番号、希望日時を確認した上で、手動で予約表に書き込む必要があります。

一連の作業は１件につき3〜5分程度の時間がかかり、その間は店舗内の接客人員が1人減ってしまいます。ネット予約システムであれば、人的工数に加えて対応時間を削減することができます。

電話予約は聞き間違い、予約表の記入間違いなどの人為的ミスが発生しやすい作業を伴い、ダブルブッキングで座席が用意できないなど、ユーザーに迷惑をかける可能性があります。一方、予約システムはユーザーが直接システムを介して予約するため、このようなリスクを未然に防ぐ方法として有効です。

予約数の増加に期待できる点もメリットの一つです。例えば、電話予約の場合は店内の対応に追われ、電話を取り損なうケースも考えられます。また、ユーザーとしても予約のために店舗の営業時間内に電話をするという手間がかかるため、電話予約自体のハードルが高く、機会損失につながる可能性があります。

その点、ネット予約システムは自動で予約が行われるので、機会損失を避けることができます。さらに、ユーザーは「電話で人と話す必要がない」ことから心理的ハードルが下がり、気軽に予約できる魅力があります。

ネット予約システムは業務効率化や人的ミスの防止など、導入することで得られるメリットが多数ある一方、デメリットも存在します。

ネット予約システムは店舗スタッフと直接会話をすることなく、気軽に予約できることが特徴の一つです。そのため、その気軽さが原因で無断キャンセルが増える可能性があります。無断キャンセルを可能な限り避けるためには、ショートメールのリマインド機能や事前決済機能を搭載するなどの工夫が必要です。

希望する機能をストレスなく利用するためには、有料システムの方が間違いなく便利ですが、当然コストが発生します。また、予約時に選択するメニューや予約可能時間の設定が変更になった場合、その都度、メンテナンスを行う手間がかかります。

ネット予約システムを導入する方法は大きく分けて以下の3つが考えられます。

• ・開発会社へ委託する
• ・自社で開発する
• ・既存の予約システムを利用する

オリジナルの予約システムを開発会社に委託する場合、コストは高額になります。また、数カ月以上の開発期間が必要になることもあります。その分、自店舗の顧客管理システムとの連携ができたり、既存の予約システムにはない機能を実装できるなどのメリットがあります。

開発会社への委託ではなく自社で開発するという選択肢もあります。しかし、中小規模の店舗でシステムを開発するのはあまり現実的ではなく、プログラミングスキルが必要なことに加え、メンテナンスも全て自社で対応する必要があります。

一方、既存の予約システムは安価なものであれば数万円から導入できるものもあります。基本的な予約機能が搭載されているものがほとんどで、面倒な手間もコストも抑えることができます。初めてのシステム導入は、既存システムを利用することをおすすめします。

ネット予約システムを導入する際は、自社の課題に合った機能が搭載されているものを選ぶことが大切です。また、導入後にスタッフがストレスなく利用するためにも、いくつかのポイントを踏まえた上で検討することが大切です。

ネット予約システムを導入する場合に最も重要なポイントは、自社の業務に必要な機能が搭載されているかどうかです。ネット予約システムにはさまざまな種類があり、それぞれ搭載されている機能が異なります。

例えば、飲食店の場合は予約画面でコース予約の有無や予約人数を入力する必要がありますが、それらの機能が全てのネット予約システムに搭載されているとは限りません。また、「HTML」や「CSS」などのプログラミング知識がある場合、予約画面は細かくカスタマイズできた方が便利な場合もあります。導入を検討する場合には、各システムの搭載機能を確認しながら、自社に合ったシステムを選びましょう。

手軽に導入できるかという点も重要なポイントの一つです。特に有料版は機能が多ければ多いほど導入にかかる初期費用が高くなる傾向があるため、利用する予定のない機能はなるべく省いたシステムを選ぶことで、コストを抑えることができます。また、導入に際して既存の顧客管理システムなどとスムーズに連携できるかも確認しましょう。

実際にネット予約システムを運用する場合、本社のシステム管理者だけではなく店舗スタッフもストレスなく利用できるのが理想です。そのため、導入時は実際に利用するスタッフ何名かに試験的に操作してもらい、使いやすいかどうかを確認しながら適切なシステムを選んでください。

「LINEマーケットプレイス」では、手軽に予約が受け付けられるLINE公式アカウントの拡張機能を紹介しています。

LINE公式アカウントにも、予約受付が実装できる拡張機能が用意されています。具体的なメリットは以下の通りです。

・設置費用や開発費などは不要。コストを抑えて導入可能
・使い慣れたLINEのトーク画面で内容を確認できる
・対話形式の応答で予約途中のユーザーの離脱を防げる
・チャットボットによる対話形式の応答で予約途中の離脱を防ぐ
・クーポンやセール情報などの配信が予約や再来店につながる

拡張機能の一つ「ポチコ」は、「LINEで簡単に予約できる」「管理者がより楽に予約管理ができる」ことを目的とした拡張機能です。シンプルで手間がかからず、非常に安価なコストで導入が可能です。

提供会社：株式会社Play Technologies
販売価格：月額3,000円（税別）
トライアル有無：あり
HP：https://line-marketplace.com/jp/app/pochico

ネット予約システムは、人的ミスや電話対応のコストを減らせることから、多くの店舗が導入しているツールです。適切なネット予約システムを導入するためには、店舗に合った機能や操作性であるかをしっかりと確認することが大切です。また、ユーザーの情報を管理するシステムのため、セキュリティー面でも安心できるシステムを導入しましょう。