会員管理システムは、ユーザー情報を一元管理することで各ユーザーの属性に応じた集客・販促活動が実施できるようになるシステムのことです。会員情報の管理にありがちな属人的な管理から解放され、分類分けしたユーザー情報をすぐに取り出すことが可能となります。

導入は数万件の会員情報を保持するような大手企業だけでなく、小規模店舗にとってもメリットがあります。そこで、会員管理システムの基本的な内容や導入時に検討するポイントについて紹介します。

会員管理システムは、紙やExcelなどで保存していた自社のユーザー情報をより利便性高く保存して活用するためのシステムで、顧客管理システムと同じ意味で使われることもあります。

会員管理システムの導入は、CRM（Customer Relationship Management）の向上にもつながります。CRMとは、ユーザーと良好な関係を維持・構築していくために適切な対応を行うことです。たとえば、ユーザーのデータや購入履歴、SNSやメルマガでの情報発信などを集約して一元化することで、ユーザー理解を深め、サービス提供や販促施策などに生かすことができます。

会員管理システムには、以下の基本機能が実装されています。

• ・データベース機能
• ・ユーザー情報に基づく販促機能
• ・ユーザー情報を守るセキュリティー機能

これらの基本機能の他にも「決済機能」「POSシステムとの連携」「ユーザー同士の交流やSNS」などの機能が組み込まれている会員管理システムもあります。

情報を管理する以外にも、他機能を組み合わせることでさまざまな分野で活用することができます。

会員管理システムにどのようなメリットがあるのか説明します。

会員管理システム導入によるメリットの多くは、データベース機能によるものです。具体的には個人管理のExcelや紙管理の際、入力者によってバラバラだった情報が統一されます。
 

そのため、一定条件の元にフィルターをかけた検索や検索結果に基づいたリストの抽出が容易になり、入力必須情報と任意入力情報を分けることができるため、入力情報の抜け・漏れも防ぐことが可能です。データベース専門のプログラムを使っているため、情報量が増えたときや情報の削除が必要になった際の対応が、紙やExcelよりも簡単に行えます。

データベース管理された情報を利用して、ユーザーに対する販促活動を実施できます。

登録済みのユーザー全員に対するクーポン配布や割引情報の配信、新商品情報の発信、また、配信対象も性別、年齢、居住地、前回購入した商品などで分類し、ユーザー属性ごとに異なる内容を送り分けることもできます。
 

会員管理システムにはセキュリティー機能が搭載されています。

外部からの不正アクセス防止のためのセキュリティーや会員管理システムにアクセスできるスタッフを限定するなど、データの持ち出しにも対応しています。

特に、決済機能がついている会員管理システムは、クレジットカード情報保持のために高度なセキュリティー機能を持っています。

メリットばかりではなく、会員管理システムにはデメリットも考えられます。

システム構築と運用時にかかるコストは「初期費用」と「ランニングコスト」がありますが、機能を優先して会員管理システムを導入した結果、コスト高になってしまうことがあります。

また、導入を前提とした社内勉強会や運用マニュアルの作成に対するコストは軽視されがちです。スムーズな運用には社内の理解と分かりやすいマニュアルの整備がポイントになります。ここを軽

んじると導入後も以前のシステムでの管理が続くという事態を招きかねません。

さらに、構築済のシステムを導入する場合はカスタマイズ性が低く、細かい部分で不便が生じる可能性もあります。

会員管理システム選定時は、「会員管理システム導入の目的」と「導入後の使い方」について明確にした上で、以下の6つのポイントを検討しましょう。

• ・クラウド型とパッケージ型のどちらを選択するか
• ・基本的な機能以外に必要な機能を搭載しているか
• ・対応デバイスと操作性
• ・セキュリティーシステム
• ・導入、運用にかかるコスト
• ・導入実績

会員管理システムは大きく2種類に分類されます。

• ・クラウド型
• ・パッケージ型

クラウド型の方が安価で導入までの期間も短く済みますが、パッケージ型はインターネットなどの不具合に動じない安定性があります。それぞれ、メリット・デメリットを知った上で選定しましょう。

クラウド型会員管理システムは、パッケージをダウンロードせずにネットワーク上にある会員管理システムを利用します。

運用のためにサーバー代や利用ライセンス料を用意する必要がなく、導入コストが安価で済みます。

ただし、カスタマイズ性が低く、自社独自のシステムはつくれません。また、導入コストは安価ですが、運用開始後は利用料が発生し続けます。オンライン利用が前提のため、インターネット接続環境などに不具合が生じた場合には影響を受けます。

パッケージ型の会員管理システムは、パッケージ型のソフトウェアになっているものを購入し、自社のパソコンにインストールして使います。パッケージ購入時に費用がかかり、運用時に使用するサーバーなども自社で用意する必要があります。

自社専用のパッケージを開発会社に開発してもらうと導入までに時間がかかりますが、既存のソフトウェアパッケージを購入すれば、導入から利用までは短期間で済みます。オンライン環境に依存しないため、オフラインでの利用もできます。

ただし、自社開発しない限りは独自のシステムをつくることはできません。また、既存パッケージの場合は「買い切り」になるため、クラウド型のように最新版ソフトウェアへの自動更新が難しいというデメリットもあります。

会員管理システムの基本機能以外に必要な機能がどのような形で搭載されているか調べましょう。

POS連携や決済情報管理、会員登録ユーザー同士の交流やステップメール配信など、使いたい機能がオプションなのか標準搭載なのかで料金も変わってきます。必要な機能に対応していない場合やオプションになる場合は注意が必要です。

基準になる会員管理システムを1つ選び、そのシステムと比較してどうかのような形になっているかという視点で比較すると迷いません。

特にパッケージ型の会員管理システムの場合、対応しているデバイスが限られている可能性があります。基本的なことになりますが、自社が使っているデバイスに対応しているか確認するようにしましょう。

また、会員管理システムの中にはスマートフォンやタブレットで閲覧できるように専用アプリを用意しているシステムもあります。使用シーンやどのスタッフが活用するかを考え、スマートフォンやタブレットでの操作の必要性を感じる際はチェックしておきましょう。

会員管理システムのセキュリティーについても確認しましょう。外部からの不正アクセス対策はもちろん、内部の持ち出しにもアラートが出るようなものが安心できます。

また、システムエラーなどでユーザー情報が消えてしまう可能性も考えられます。バックアップはどのように行われるのか、手動で行う必要があるのか、自動の場合もどのくらいの頻度で行われるのかなどを確認するようにしましょう。

導入、運用にかかるコストは提供会社によって異なります。特にオプション費用は会社ごとに違いがでる大きなポイントとなるので、しっかりと確認するようにしましょう。

サポート体制も提供会社によって差異があり、トラブルに関する対応はしてくれるものの、会員情報を利用した活用サポートは有料の場合もあります。

導入前にお試し期間があるサービスもあるため、使用感などを実際に試してみて、自社で活用できるのかを確認した上で導入するようにしましょう。

会員管理システムにはさまざまな種類があり得意な分野が異なります。

例えば、スポーツクラブと美容院を比較した場合、同じ会員を管理するという目的は同じでも、活用方法や必要となる機能は違います。同業種の導入実績があれば、既にその業種でのノウハウがあるためスムーズに導入し活用することができます。

LINEマーケットプレイスでは、LINEミニアプリの他に「拡張機能」を案内しています。

拡張機能の利用には月額料金がかかりますが、追加料金はかかりません。定額で利用できるため、コストを算出しやすいです。また、本格導入の前に試用期間が設けられています。実際に使った上で導入することができます。

リピッテ ビューティーは、LINE公式アカウントを利用した自動予約管理システムです。ユーザからの予約を自動で受付・管理するため会員管理システムとしても利用できます。

美容関係向けの拡張機能ですが、治療院、クリニック、歯科医院、スポーツジムなどさまざまな業種での利用実績があります。

最も安価なプランで使える機能は「同時間帯予約制限（1件まで）」「ユーザーとのチャット機能」のみですが、店舗での利用を想定したプロプランでは「同時間帯予約制限（複数可）」「ユーザーとのチャット機能」の他に「セグメント配信機能」がつきます。

提供会社：株式会社コネクター・ジャパン
月額費用：3,000円
トライアルの有無：あり
公式サイト：https://line-marketplace.com/jp/app/repitte_beauty

会員管理システムの導入で、紙やExcelで管理していたユーザー情報を楽に、安全に管理できるようになります。収集したユーザー情報を販促活動に活用することも可能です。

新規でシステムを導入すると考えると、多額の費用がかかるイメージがありますがLINEミニアプリのパッケージやLINE拡張機能を利用すれば、安価に導入できます。

LINE上でサービスは完結するため、店舗もユーザーも新しくアプリをインストールしたり会員登録する必要がありません。導入を検討する際は、相談してみてはいかがでしょうか。